COMPUTER NETWORK MAINTENANCE

C05 COMPUTER NETWORK MAINTENANCE

1. ACCESS NETWORK MAINTENANCE JOB ORDER

1.0   JENIS PENYELENGGARAAN RANGKAIAN

Penyelenggaraan rangkaian bermaksud kerja-kerja yang perlu dibuat mengikut tempoh atau jangka masa tertentu sama ada secara bulanan, suku tahun, setengah tahun atau tahunan bagi memastikan sesuatu aset rangkaian itu berfungsi dengan baik sepanjang tempoh penggunaannya.

Penyelenggaran aset rangkaian bertujuan:-

a) Memastikan aset rangkaian berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;

b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat;

c) Meningkatkan keupayaan;

1.1   Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)

Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, membaiki atau mengganti komponen secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.

1.2   Penyelengaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)

Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

2.0   TYPES OF COMPUTER NETWORK CONNECTIVITY

2.1   Rangkaian Kawasan Setempat (Local Area Connection-LAN)

Rajah 2.1 : Local Area Network

Rangkaian kawasan setempat (local area network-LAN) adalah rangkaian komputer yang merangkumi kawasan fizikal yang kecil, seperti rumah, pejabat, atau sekumpulan kecil bangunan seperti sekolah atau lapangan terbang.

2.2   Rangkaian Kawasan Luas (Wide Area Network –WAN)

Rajah 2.2 : Wide Area Network

Rangkaian Kawasan Luas (Wide Area Network- WAN) merupakan rangkaian komputer jarak jauh dan teknologi yang biasanya digunakan untuk menyambungkan komputer yang berada pada lokasi yang berbeza seperti (negeri, negara & benua).WAN yang paling besar dan terkenal ialah Internet.

2.3   Rangkaian Kawasan Bandar (Metropolitan Area Network-MAN) 

Rajah 2.3 : Metropolitan Area Network

Rangkaian Kawasan Bandar (Metropolitan Area Network-MAN) lazimnya meliputi suatu kawasan georgafi yang agak luas berbanding dengan rangkaian yang diliputi oleh LAN. Ia beroperasi di bandar – bandar, gabungan beberapa buah sekolah ataupun di sesebuah daerah. MAN menyediakan perkhidmatan yang lebih dari LAN termasuk gabungan suara, data, imej dan video.

2.4   Wifi

Rajah 2.4 : Wifi

Wi-Fi (juga dikenali sebagai Wifi atau WiFi) merupakan piawai untuk rangkaian kawasan setempat tanpa wayar menerusi WLAN iaitu Wireless Local Area Network. Wi-Fi membenarkan alat elektronik untuk bertukar data atau bersambung ke internet dengan menggunakan gelombang radio 2.4 GHz UHF(Ultra High Frequency) dan 5 GHz SHF(Super High Frequency). Nama Wi-Fi sering dianggap sebagai singkatan wireless fidelity, tetapi sebenarnya merupakan tanda dagangan dan digunakan dengan terma audiophile Hi-Fi. Wi-Fi Alliance mentakrifkan Wi-Fi sebagai mana-mana produk WLAN yang berdasarkan piawaian 802.11 Institut Kejuruteraan Elektrik dan Elektronik.Dalam topologi bas, semua komputer disambung kepada bas sebagai cabang daripada talian umum dan talian umum ini dipanggil 'trunk' (juga dikeali sebagai backbone atau segmen). Setiap nod dalam topologi bas mempunyai alamat yang unik.

3.0 PERKAKASAN RANGKAIAN DAN KOMPUTER

3.1   Teknik Analisis

Organisasi perlu:

a) Menentukan data yang diperlukan

b) Laksanakan pengumpulan data

c) Analisa data tersebut

3.1.1   Tujuan pengumpulan data

a) Mengetahui /memahami keadaan sebenar sesuatu perkara

b) contoh : memeriksa % barang yang rosak di dalam suatu lot

c) Tujuan analisa/penyelidikan

d) contoh : mencari hubungkait antara akibat dan sebab-sebabnya.

e) Mengawal proses

f) contoh : carta kawalan

g) Membuat standard(regulating data)

h) contoh : data digunakan sebagai asas untuk menaikkan / menurunkan suhu dengan ini suhu standard /stabil boleh dicapai

i) Untuk penerimaan/penolakan

j) contoh : data yang digunakan untukpenerimaan atau penolakan sesuatu produk selepas pemeriksaan

3.1.2   Analisis data penyelenggaraan

a) Bilangan „breakdown‟ - kerosakan

b) Bilangan kebocoran

c) Jangkamasa diantara permohonan perkhidmatan dengan pelaksanaan kerja

d) Keberkesanan penyelenggaran

e) Masalah yang berulang-ulang

3.1.3   Langkah –langkah Pengumpulan Data

a) Pastikan sasaran kerja yang ditetapkan

b) Tentukan faktor yang perlu bagi pengukuran data pencapaian

c) Pastikan sumber maklumat direkodkan

d) Tentukan kekerapan pengumpulan data dalam proses kerja

e) Kumpulkan semua sumber data untuk analisis

f) Sediakan ringkasan laporan pencapaian dari sumber data asas.

g) Tentukan jenis data yang ada dan teknik statistik yang bersesuaian dengan data

h) Sediakan analisis pencapaian proses.

i) Bandingkan dengan sasaran yang diberikan.

j) Laksanakan tindakan pembetulan jika gagal menepati sasaran kerja.

3.2   Jenis-Jenis Laporan

3.2.1   Activity Log

Activity log adalah satu kaedah atau cara merekod tugas – tugas / data – data yang telah dilaksanakan dalam bentuk jadual atau laporan. Ini dapat membantu dalam menguruskan masa dengan bijak, selain itu, ia dapat mengekalkan perancangan suatu proses kerja / aktiviti bergantung kepada kemahiran individu tersebut. Kaedah ini dapat di laksanakan dengan dua kaedah iaitu menggunakan secara manual ataupun penggunaan perisian.

3.2.2   Senarai Semak

Senarai semak ataupun Checklist adalah satu dokumen yang digunakan untuk membantu individu dalam memastikan kesempurnaan menyelesaikan tugas yang dilaksanakan. senarai semak amat penting digunakan semasa melaksanakan prosedur operasi penyelenggaraan dan pencegahan. Contohnya, apabila seorang juruteknik membuat preventive maintenance di dalam makmal komputer, senarai berkenaan tugas – tugas yang berkaitan perlu di tulis supaya tiada maklumat atau perkara yang tercicir.

3.2.3   Laporan Servis

Laporan servis adalah satu dokumen yang digunakan apabila telah melaksanakan satu kerja atau penyelenggaraan. Ia bertujuan memastikan perkhidmatan servis direkod dan dijadikan sebagai bukti kerja – kerja servis telah dilaksanakan. Laporan servis boleh digunakan untuk kegunaan dalaman dan luaran. Kriteria yang perlu ada di dalam borang servis adalah:

a) Logo dan maklumat organisasi

b) Nombor rujukan dan tarikh servis

c) Maklumat tentang servis yang dijalankan

d) Maklumat tentang peralatan yang diservis

e) Laporan servis

f) Tandatangan pengesahan bagi juruteknik dan pelanggan

3.2.4   Faulty Parts

Mengenalpasti sesuatu yang perlu dibaiki bermakna bermulalah proses mengesan kerosakan. Mengesan kerosakan adalah satu proses mengenal atau menganalisa masalah dan mencari jalan penyelesaian. Sebelum itu anda perlu:

a) Memahami tugas yang hendak dilakukan

b) Mengetahui kehendak tugas

c) Mengenalpasti masalah

  i. Adakah sistem memenuhi kehendak anda?

  ii. Bila kali terakhir sistem memenuhi kehendak anda?

  iii. Bagaimana ia berbeza dengan yang asal?

d) Menerima kehadiran masalah

e) Mengenalpasti masalah

f) Mengenalpasti punca masalah

g) Mengenalpasti bukan punca masalah

h) Membaiki masalah

i) Membaiki penyebab masalah

3.2.5   Cable

Di dalam beberapa kajian, banyak kes menunjukkan rangkaian yang mengalami masalah disebabkan oleh pengkabelan. Dengan melakukan perancangan yang rapi dan mengkaji dengan teliti beberapa faktor yang berkaitan dapat mengelakkan daripada masalah setelah sistem beroperasi sepenuhnya. Padamasa kini, penggunaan kabel adalah sesatunya cara dalam penggunaan telefon dan penghantaran data. Antara kelebihan yang diperolehi daripada penstrukturan ini ialah:

a) Sekata (Consistency). Ianya tidak akan berubah cara penggunaannya

b) iaitu untuk penghantaran data, suara (voice) dan video.

c) Menyokong kepada pelbagai perkakasan yang ada dalam pasaran samada daripada jenama atau syarikat yang berlainan.

d) Mudah diubah, ditambah dan ditukar sekiranya terdapat perubahan pada sistem.

e) Mudah untuk melakukan kerja-kerja troubleshooting dan penyelenggaraan

f) Menyokong kepada aplikasi yang bakal muncul pada masa akan datang


3.2.6    Patches Version

Patch adalah suatu perisian yang direka untuk mengemas kini program komputer atau data yang menyokong, untuk menetapkan atau memperbaikinya. Ini termasuk menetapkan kelemahan keselamatan dan pepijat lain. Dengan patch seperti biasanya dipanggil pembaikan pepijat dan meningkatkan kebolehgunaan atau prestasi sesuatu sistem komputer.


3.2.7    Backup Record

Definisi bagi backup adalah proses mencipta satu set salinan program atau data fail untuk disimpan sebagai set simpanan keselamatan dalam satu medium yang kekal. Back-up utiliti adalah program yang memudahkan pengguna menyalin data-data penting dalam kumpulan fail yang besar dari ‘Hard disk’ kepada satu medium yang lain untuk kegunaan kecemasan apabila data sebenar (original data) rosak atau hilang.

Kepentingan Back-up dalam sistem rangkaian.

a) Kebanyakan pengguna hanya menyimpan data dan program mereka dalam hard disk komputer mereka tetapi jika hard disk tersebut rosak,mereka tidak dapat menghadapi masalah yang kritikal jika data-data tersebut amat mustahak.

b) Oleh itu untuk mengatasi masalah ini dari berlaku, langkah terbaik adalah dengan menyimpan data penting tersebut ke dalam disket, tape atau medium simpanan yang boleh ubah.

c) Oleh kerana disket bukanlah alternatif yang sesuai jika data yang hendak disimpan terlalu besar, maka anda dinasihatkan untuk menggunakan medium yang berkuasa tinggi tape dan Removel High-Capacity magnetic disk atau Jaz disk-tape drives.Setiap jenis data yang kritikal hendaklah di’backup’ sebelum memulakan proses installation.


4.0   TYPES OF MAINTENANCE

4.1    Ad-hoc

“Ad-hoc” biasanya merujuk kepada penyelenggaraan yang dibuat secara tidak dirancang atau secara mengejut.

- Intterupptive

Penyelenggaraan ini dibuat apabila berlaku kerosakan yang memerlukan pembaikan segera.Setiap peralatan akan ditutup untuk proses penyelenggaraan.Proses penyelenggaraan ini perlu dilakukan segera untuk mengelakkan kerosakan lebih serius.Ini bermakna proses kerja peralatan lain akan terganggu semasa proses pembaikan sedang
dilakukan.

- Non-intteruptive

Penyelenggaraan ini dibuat apabila berlaku kerosakan yang memerlukan pembaikan segera.Tetapi peralatan lain tidak akan ditutup semasa prosespenyelenggaraan ini dilakukan.Proses pembaikan ini tidak akan mengganggu peralatan lain dan peralatan lain dapat berfungsi seperti biasa semasa proses pembaikan dijalankan.


4.2    Scheduled

“Ad-hoc” biasanya merujuk kepada Scheduled. “Scheduled” biasanya merujuk kepada penyelenggaraan yang dibuat secara dirancang. Setiap penyelenggaraan telah dirancang terlebih dahulu sebelum proses penyelenggaraan dilakukan.

- Intterupptive

Penyelenggaran jenis ini akan mengganggu peralatan lain dimana peralatan lain perlu ditutup. Ini bermakna proses kerja peralatan lain akan terganggu semasa proses pembaikan sedang dilakukan.Perancangan awal telah dibuat untuk memastikan setiap peralatan telah diselenggara dengan teliti. Jadual penyelenggaraan telah dikeluarkan sebelum proses penyelenggaraan ini.

- Non-intteruptive

Penyelenggaran jenis ini tidak akan mengganggu peralatan lain dan peralatan lain dapat berfungsi seperti biasa semasa proses pembaikan dijalankan. Perancangan awal telah dibuat untuk memastikan setiap peralatan telah diselenggara dengan teliti.Jadual penyelenggaraan telah dikeluarkan sebelum proses penyelenggaraan ini.


5.0    NETWORK MAINTENANCE SERVICE CONTRACT

5.1    Service Level Agreement (SLA)

SLA atau PTP (Perjanjian Tahap Perkhidmatan) merupakan satu mekanisme yang menentukan tahap kepuasan pelanggan terhadap produk yang dihasilkan oleh pemberi perkhidmatan iaitu memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan. Ianya adalah satu dokumen pernyataan mengenai pelbagai peringkat perkhidmatan yang diperlukan oleh pelanggan atau pengguna di mana merujuk kepada ketentuan masa, kekerapan, kos dan
lain-lain selaras dengan kehendak pengurusan.


5.1.1    Konsep SLA

SLA yang berkesan adalah SLA yang mengandungi dua unsur utama iaitu unsur perkhidmatan dan unsur pengurusan. Unsur perkhidmatan adalah melalui komunikasi di mana ianya sepertimana berikut:-

i. Persediaan perkhidmatan

ii. Perkhidmatan yang telah tersedia

iii. Standard perkhidmatan seperti tempoh atau jangkamasa perkhidmatan yang akan disediakan

iv. Tanggungjawab kedua-dua pihak

v. Kos berbanding perkhidmatan

vi. Pertambahan prosedur. Unsur pengurusan adalah lebih menjurus kepada:

i. Bagaimana keberkesanan perkhidmatan akan dikesan

ii. Bagaimana makluman tentang keberkesanan perkhidmatan akan dilaporkan dan diutarakan

iii. Bagaimana perkhidmatan yang berkaitan tidak menepati kehendak pelanggan akan diselesaikan

iv. Bagaimana pihak tersebut akan mengkaji semula dan mengolah perjanjian.


5.1.2    Faedah Penggunaan SLA

Faedah penggunaan SLA adalah untuk menjelaskan secara padat dan tepat apakah yang dikehendaki oleh pelanggan dan apakah elemen yang terpenting dalam memberikan perkhidmatan. PTP dapat membantu di dalam penumpuan atau fokus kepada keperluan atau kepentingan pelanggan secara professional. Kelebihan utama SLA adalah untuk menyediakan petunjuk objektif samada sesebuah organisasi telah menyediakan perkhidmatan yang di tahap standard iaitu mutu yang diharapkan oleh pelanggan.

Sehubungan dengan itu dengan adanya SLA, ianya dapat :-

1. Menerapkan nilai-nilai akauntabiliti ke atas individu yang terlibat di dalam proses keseluruhanya. Ini bermaksud, wujudnya PTP akan memberikan rasa tanggungjawab
antara kedua-dua pihak iaitu pemberi perkhidmatan dan juga pemilik proses (process owner) di dalam memantau perlaksanaan sehingga ianya mencapai tahap yang ditentukan.

2. Membantu pelanggan mengetahui dengan lebih tepat tentang tahap perkhidmatan yang layak untuk diperolehi berdasarkan perjanjian yang diwujudkan melalui PTP.

3. Membantu pihak pemberi perkhimatan memahami tahap dan jenis perkhidmatan yang benar-benar diperlukan oleh pelanggan.

4. Pihak pemberi perkhidmatan jelas dengan perkhidmatan yang perlu diberikan kepada pelanggan dan secara langsung memahami aspek yang diberi perhatian dalam memberi perkhidmatan.

5. Mengelak daripada berlakunya percanggahan pendapat dan menyatakan kebenaran di pihak masing-masing atas keperluan perkhidmatan.

6. Membantu mewujudkan budaya kerja yang lebih berkualiti di mana dapat melaksanakan kerja iaitu "response time" dan "down time" didalam jangkamasa yang ditetapkan.


5.1.3    Kandungan PTP

1. Pengenalan Tujuan PTP/ Latarbelakang PTP Dan Nama Ke Dua-Dua Pihak

Perkara utama yang perlu ada di dalam PTP adalah latarbelakang perjanjian tersebut. Ia mengandungi nama pihak pemberi perkhidmatan dan juga pelanggan. Di sini juga dijelaskan apakah tujuan perjanjian itu diwujudkan, visi, misi dan objektif perjanjian.

2. Skop Perkhidmatan Dan Spesifikasi

Skop perkhidmatan di dalam dokumen PTP perlu diperjelaskan dengan betul bagi mengelakkan daripada berlakunya percanggahan pendapat dan salah anggap pelanggan ke atas perkhidmatan yang ditawarkan. Skop perkhidmatan yang ditawarkan oleh pihak pemberi perkhidmatan akan direkodkan bagi permudahkan pemantauan perlaksanaannya di tapak.

3. Tanggungjawab Pelanggan

Di dalam dokumen PTP, tanggungjawab pelanggan akan dinyatakan pada peringkat permulaan proses perlaksanaan PTP sehingga selesai. Tujuannya adalah untuk melaksanakan pemantauan bersama dan memberikan peluang dan kuasa kepada pelanggan yang berhak ke atas kawasan mereka.

4. Masa Perkhidmatan Dan Penyelenggaraan Serta Nombor Aduan

Masa perkhidmatan perlu dinyatakan samada ianya dilaksanakan pada hari biasa bekerja atau di luar waktu pejabat. Tujuannya adalah untuk memberitahu kepada pelanggan masa-masa penyelenggaraan yang tertentu agar pelanggan lebih bersedia dan selamat. Nombor talian perhubungan sama ada telefon, email dan sebagainya perlu dinyatakan bersama bagi memudahkan pengurusan perkhidmatan.

5. Jaminan Kualiti Dan Pengukuran Prestasi

Tahap perkhidmatan yang disediakan perlu dinyatakan dengan jelas di dalam PTP. Perkhidmatan akan dinyatakan tahap kepentingannya iaitu kecemasan, segera dan biasa. Di sini, pencapaian perkhidmatan tersebut perlu dirujuk kepada kunci petunjuk prestasi
tertentu (KPI) agar ia lebih memberikan ikatan komitmen yang kuat di dalam memberikan perkhidmatan. Di situ juga pelanggan memainkan peranan yang penting bagi menyokong kualiti perkhidmatan yang diberikan.

6. Polisi Dan Piawaian

Setiap penggunaan polisi dan piawaian yang terlibat dengan jenis kerja yang akan dilaksanakan perlu dinyatakan di dalam PTP bagi memberikan penjelasan dan kefahaman semua pihak yang terlibat.

7. Kawalan Dan Pemantapan Tahap Perkhidmatan

Di dalam PTP tersebut perlu dinyatakan bentuk kawalan yang akan dilaksanakan. Kawalan bagi pelaksanaan kerja untuk tujuan pemantapan adalah seperti melalui mesyuarat-mesyuarat dengan kekerapan yang tetap. Penanda aras dengan membandingkan dengan
organisasi lain yang telah berjaya, soalselidik pelanggan, pembangunan perancangan strategik dan serta perancangan untuk pembangunan staf-staf di tahap profesional melalui latihan.

8. Laporan Tahap Perkhidmatan

Penyediaan laporan bagi kerja penyelenggaraan yang telah dibuat adalah penting untuk dibentangkan kepada pihak-pihak yang terlibat iaitu pelanggan, pemberi perkhidmatan berserta dan yang berkepentingan (stakeholder).

9. Perbincangan Semula PTP

Perbincangan semula akan di antara pelanggan dan pemberi perkhidmatan bagi mengkaji keberkesanan perjanjian. Proses ini berlaku apabila perjanjian yang sedia ada berjalan dengan baik dan pemantapan di buat dalam tempoh yang ditetapkan mengikut persetujuan bersama.

10. Penamatan Perjanjian - PTP 

Di dalam perenggan ini, dokumen perjanjian akan menyenaraikan punca-punca penamatan kontrak antara ke dua-dua pihak.

11. Tandatangan Persetujuan/ Perjanjian 

Dokumen perjanjian ini akan diakhiri dengan ruangan tanda tangan bagi persetujuan bersama iaitu di antara pihak pelanggan dan pemberi perkhidmatan.

12. Penjadualan /Intipati Perjanjian 

Penjadualan atau intipati perjanjian akan di jadualkan bagi memudahkan rujukan dan sebagai manual kepadapelanggan dan pemberi perkhidmatan.